7 quy trinh thuc hien 1 Su kien - 7 quy trình thực hiện 1 Sự kiện

7 quy trình thực hiện 1 Sự kiện

(MPA) - Quản lý 1 sự kiện bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hóa đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp. Một Event luôn phải trải qua những thủ tục cơ bản sau:

1.Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choise), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).

2.Viết chương trình (proposal): là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

3.Hoạch định: đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.

4.Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát: lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

5.Tổ chức event và theo dõi event: các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.

6.Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal): dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sữa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...

7.Họp rút kinh nghiệm: sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

MPA Editor

Quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện, liên lạc công ty tổ chức sự kiện, tìm kiếm dịch vụ tổ chức sự kiện xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO HOA MẶT TRỜI
Trụ sở: C10 Dự án Cty đầu tư & xây dựng Tân Thuận, KP1, p. Phú Thuận, Q.7
Chi nhánh: 127/36 Lê Thúc Hoạch P. Phú Thọ Hòa Q. Tân Phú TP HCM
Điện Thoại: (84.8) 6674 0446 – (84.8) 6674 5446 Fax: (84.8) 3861 0334
Website: www.sukienvip.vn
Email: sale@sukienvip.vn --- info@sukienvip.vn
Hotline: 0903 001 304 – 0937 668 383

7 quy trình thực hiện 1 Sự kiện

Những điều cần biết khi tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

Cách thức tổ chức sự kiện

Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từ những vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câu chuyện của người khác. Biết để không phải đi vào vết xe đổ.

Mang nghệ thuật vào Event

Hãy đem nghệ thuật vào event. Hãy để sản phẩm trở thành một tác phẩm nghệ thuật được tạo ra từ những cảm hứng sáng tạo có màu sắc, sức hấp dẫn và đầy cảm xúc.

Để tố chức sự kiện hiệu quả - sukienvip

Một event thành công hay không phụ thuộc vào việc bạn xác định mục đích của sự kiện đó

22 quy luật bất biến trong Marketing

Quy luật bất biến trong Marketing giúp doanh nghiệp có thể gia tăng hình ảnh của mình lên tầm sao mới

Làm “event” khi nào?

(MPA) - Ngày nay, việc tổ chức những sự kiện đặc biệt (event) đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động tiếp thị. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty.

Các bước kiểm tra trước khi tổ chức sự kiện

Những người tham gia sự kiện hiểu thế nào khi phải tổ chức sự kiện “không hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty ?”.

10 Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau :